Mit diesem Beitrag möchte ich mein „Geheimrezept“ für einen erfolgreichen Projektablauf veröffentlichen. Dabei wird jedem Leser auffallen, dass ich mit meinem ©strategiedrei-Konzept nicht die Welt neu erfunden habe, sondern einfach ein paar Teile in die richtige Reihenfolge bringe.

Mein berufliches Leben lang organisiere, strukturiere und analysiere ich Projekte aus den unterschiedlichsten Bereichen eines Unternehmens und war lange auf der Suche nach einem optimalen und effizienten Ablauf. Dabei ist es egal, ob eine Assistentin die Ordnerstruktur eines Office neu organisieren soll, ein Vereinsmitglied die Homepage neu aufsetzen möchte oder eine Mitarbeiterin aus der Revision eine Unternehmens-Zertifizierung vorbereiten muss. Für alle drei Beispiele ist es in diesem Moment ein Projekt was es abzuarbeiten gilt. Hier steigen wir direkt in die erste Phase ein, in der im Übrigen die meisten Fehler passieren. Warum? Mit dieser Frage starten wir:

Analyse

Man bekommt ein Projekt zugeteilt, fängt sofort an zu denken, spinnt sich die einzelnen Abläufe zusammen, sieht es schon bildlich vor sich…fühlt sich jetzt bereits jemand ertappt? Im schlimmsten Fall fängt man jetzt noch direkt an zu arbeiten, erstellt die erste Seite der neuen Website, schreibt an den ersten Zeilen eines Prozesspapiers oder druckt die ersten Ordnerrücken aus. Dann ist es passiert – man startet die Projektreise ohne Landkarte, oder um es modern zu sagen, ohne Google-Maps-Eingabe 🙂 Was passiert? Man stellt fest, es fehlt was, die Zeit reicht nicht, die Ressourcen werden knapp, usw. Die Analyse-Phase ist deshalb für mich der Schlüsselmoment für jedes Projekt.

Nehmt euch Zeit, wenn Personen beteiligt sind auch im Team, alle Fragen, Probleme, Ziele und Möglichkeiten durch zu sprechen und festzuhalten. Sind alle Rahmenbedingungen fixiert, kommen wir zu Schritt Nummer zwei:

Plan

In der Planungsphase geht es darum die nackten Daten und Fakten aus der Analysephase heraus zu stellen und eine Art stichwortartigen Einkaufszettel zu erstellen. Ein schönes Beispiel ist die Zielgruppendefinition, die in der Analysephase mit einem Persona Workshop ermittelt wurde. Im Plan steht dann nur noch: Buyers Persona 35, männlich, DACH-Region.

Dieses Papier begleitet mich als Titelblatt durch das komplette Projekt und wird mein Arbeitspapier. Erst wenn hier alle Punkte abgearbeitet sind, wird es in Schritt Nummer drei durch das Konzeptpapier, ersetzt.

Konzept

Jetzt geht es ans Eingemachte – das Projektgerüst steht, der Websiteentwurf ist erstellt, die Ordnerrücken und Inhaltsverzeichnisse sind alle geschrieben oder die Prozessstruktur ist für die erste Zertifikats-Prüfung vorbereitet. Der wichtigste Schritt steht an – die Umsetzung. Als virtuelle Assistenz halte ich in diesem Konzept-Papier nun alle Schritte wie eine Art Strategie für das besagte Projekt fest. So kann der Kunde zu jeder Zeit die Arbeitsschritte nachvollziehen und das Projekt selbständig betreuen. Auch die weiteren Ziele für das Projekt, die nächsten Schritte oder das Ergebnis eines Projektes gehören in das Konzept.

Damit ist das Projekt nun abgerundet. Für Folgearbeiten, kann dann ein neuer Plan erstellt und das bestehende Konzept nachjustiert werden.

Fazit

  • Die Analysephase ist die wichtigste!
  • Der Plan wird mein Arbeitspapier
  • Ich behalte zu jeder Zeit den Überblick über meine Fortschritte und verliere weder Zeit noch Ziel aus den Augen
  • Ich kann abschätzen wie sehr mich dieses Projekt einnehmen wird und ggf. weitere Arbeiten annehmen und meinen Arbeitsalltag so besser planen
  • Alle Projekt-Beteiligten können sich jederzeit und einfach über den Stand informieren.
  • Steht das Konzept, steht auch das Projekt 🙂

Ich freue mich über Rückmeldungen und Ergänzungen zu meinem Konzept, gerne hier in den Kommentaren, per Email oder Facebook.


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